Kvalificerad Assistent till Eksta Bostads AB - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Söker du en intressant roll i ett bolag där du får vara med och göra skillnad? Är du van att assistera och leverera på hög nivå? Då kan det här vara jobbet för dig!

Om rollen

Som kvalificerad assistent väntar en mångfacetterad och varierande roll med många olika arbetsuppgifter och kontaktytor, utmaningar och snabba beslut. Du kommer att ha egna ansvarsområden såväl som att assistera främst VD men även HR-chef och bolagets kommunikatör.

Eksta Bostads AB är ett kommunalt bolag och en offentlig arbetsgivare varför det är en fördel om du har en god kännedom om och förståelse för vad det innebär.

Vad handlar jobbet om?

• Bistå VD med styrelseadministration.
• Projektadministrera interna och externa projekt, främst i samarbete med VD.
• Förbereda och ta fram presentationsmaterial och dokumentation, bl a inför möten.
• Protokollskrivning och uppföljning efter möten.
• Utifrån styrelsens och ledningsgruppens årshjul, planera och förbereda styrelse, VD och ledningsgruppen.
• Samla in information och underlag inför internrevisioner och hålla i kommunikationen med berörda parter. Administrera bolagsärenden, fullmakter, registreringar, kontakter med myndigheter, samt löpande frågor angående bolagsformalia.
• Samla in data, sammanställa rapporter och följa upp planer och aktiviteter.

• Självständigt ansvara för bolagets diariehantering.
• Vara bolagets dataskyddskontakt och följa upp GDPR-arbetet löpande under året.
• Ansvara för och handla upp kontorsrelaterade tjänster (kaffe, frukt, skrivare osv).
• Boka färdmedel och hotell vid resor och utbildningar.
• Kalenderhantering, reseplanering och reseräkningar.

Din erfarenhet och personlighet

Vi söker dig som har minst några års erfarenhet av liknande arbetsuppgifter. För att lyckas i rollen är du noggrann, har ett sinne för detaljer och är effektiv med en god planeringsförmåga. Du är stabil, ansvarsfull och omdömesgill. Du tar dig an nya utmanande uppgifter med stor flexibilitet och lösningsförmåga. Du är pålitlig och har integritet samtidigt som du är prestigelös. Du besitter ett mycket gott självledarskap och är driven med en förmåga att skapa och utveckla goda relationer med de du möter i ditt arbete. Du är en utpräglad lagspelare som hjälper både dina kollegor och chefer att utvecklas.

Rollen som kvalificerad assistent ställer höga krav på flexibilitet, lyhördhet och samarbetsförmåga. Du behöver kunna hantera flera frågor samtidigt och kunna arbeta självständigt, effektivt och strukturerat. Rollen kräver personlig mognad och trygghet och du ska förstå vikten av och kunna vara konfidentiell.

Kvalifikationer

• Tidigare flerårig erfarenhet av att assistera personer i ledningsställning med goda resultat.
• Mycket god förmåga att formulera dig väl i tal och skrift, främst på svenska men även på engelska.
• Självledarskap med ett stort eget driv och en vilja att utveckla och att utvecklas.
• Bra kommunikations- och nätverksfärdigheter.
• Hög IT-mognad, mycket god förmåga att jobba i Office365 och att använda olika administrativa stödsystem.
• Välorganiserad med en mycket god administrativ förmåga.
• Väl dokumenterad samarbetsförmåga.
• Relevant utbildning, minst gymnasieexamen.

Meriterande

• Utbildning i och erfarenhet av att arbeta med diariehantering.
• Utbildning i och erfarenhet av att arbeta med GDPR-frågor.
• Att du tycker det är roligt att producera och korrekturläsa textmaterial.
• Körkort för bil

Rollen som kvalificerad assistent är ny och det kommer att finnas stora möjligheter för dig att bidra till hur rollen utvecklas över tid.

Vad vi kan erbjuda dig

Förutom bra anställningsvillkor enligt kollektivavtal erbjuds du bland annat:

• En trevlig arbetsplats med ett öppet arbetsklimat.
• Goda utvecklingsmöjligheter.
• Bra försäkrings- och tjänstepensionsvillkor.
• Förkortade arbetsdagar inför helger och över sommaren.
• Ett väl tilltaget friskvårdsbidrag.
• En möjlighet till gemensamma hälsofrämjande aktiviteter.

Som anställd på Eksta Bostads AB vill vi att du delar vår värdegrund vilken bland annat innebär att vi:

• Vill vara bra ambassadörer för Eksta.
• Ska vara medvetna om att vi är varandras arbetsmiljö och själva bidra till en god trivsel, ett tryggt arbetsklimat och vara arbetskamrater som visar personlig omtänksamhet.
• Vill vara intresserade och engagerade samt utvecklas om individer.
• Ska vara en lärande, innovativ organisation och ta hjälp av varandra.
• Medarbetare vill värna vår värdegrund både i med- och motgång.

Ett aktivt förbättringsarbete sker genom vårt målarbete på olika nivåer, från ägare och styrelse, ledningsgrupp och avdelningar, till varje medarbetare. Fokusområden för periodens målarbete är Värdegrund, Kvalité och Hållbarhet.

Som en del i vårt värdegrundsarbete arbetar vi efter konceptet Utvecklande medarbetarskap.

Tjänsten är till en början på deltid, cirka 70-80% av en heltid, men kan med tiden utvecklas till en heltidstjänst.

Har du frågor om tjänsten, skicka gärna ett mejl så svarar vi så snart vi kan. Det är semestertider varför det kan dröja något. Christer är tillgänglig v.27-28 och v.30, Monica sporadiskt under v. 27-30 men helt från och med v.31.

Välkommen med din ansökan!